1 Inledning
1.1 Ikett Personalpartner AB, org.nr. 556271-1134, Ikett Elektro AB, org.nr. 556778-5901, Ikett Personalpartner AS, org.nr. 992108444, Botnia Clean Tech AB, org.nr. 556752-1488, nedan gemensamt kallade Ikett, värnar om din personliga integritet och strävar efter att behandla dina personuppgifter på bästa sätt.
1.2 Denna policy beskriver varför Ikett samlar in information om dig och hur informationen hanteras, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Ikett rekommenderar att du läser denna dataskyddspolicy noggrant.
1.3 Dataskyddsförordningen är tillämplig beträffande behandling av personuppgifter. Förordningen ger ett förstärkt skydd för de personer vars personuppgifter behandlas och den ställer fler och hårdare krav på organisationer som behandlar personuppgifter.
1.4 Vid vår behandling av dina personuppgifter följer Ikett kraven i lagstiftningen om skydd av personuppgifter. Detta innebär bland annat att:
· Ikett behandlar personuppgifter endast med stöd i dataskyddsförordningen.
· Ikett redogör tydligt för vilka personuppgifter vi behandlar och syftet med behandlingen. Detta gör vi genom denna dataskyddspolicy.
· Ikett strävar efter att begränsa vår insamling av personuppgifter och behandlar endast de uppgifter som krävs utifrån aktuellt ändamål.
· Ikett respekterar din rätt att få tillgång till dina personuppgifter eller att få dem korrigerade eller raderade på din begäran.
2 Personuppgiftsansvarig
2.1 Ikett är personuppgiftsansvarig i förhållande till den som sökt arbete hos oss, i förhållande till våra anställda och i förhållande till kontaktpersoner hos kunder. Ikett behandlar erhållna personuppgifter i enlighet med dessa villkor och ansvarar för att behandling sker enligt gällande lagstiftning.
3 Kontaktuppgifter
3.1 Våra kontaktuppgifter för att begära ut information, få uppgifter raderade eller andra frågor som kan uppstå är:
Ikett Personalpartner AB
Att: Dataskyddsombud
Rombvägen 7
371 65 Lyckeby
Telefon: 0455 – 36 36 00
E-post: dataskyddsombud@ikett.com
4 Uppgifter och syftet med hanteringen samt rättslig grund
4.1 Ikett behandlar den information som är nödvändig i den enskilda situationen för att kunna uppfylla de lagstadgade krav som ställs på oss som bemanningsföretag. Vi behandlar därför olika information beroende på om du sökt tjänst hos oss, om du fått anställning hos oss eller om du är kontaktperson hos någon av våra kunder.
4.2 Då du ansöker om en tjänst hos oss inhämtar Ikett uppgifter om bland annat namn, adress, telefonnummer, födelsedatum, e-postadress samt yrkesrelaterad information såsom CV och uppgifter om tidigare arbetslivserfarenhet och utbildning. Vi använder även uppgifterna för att kontakta dig om andra lediga tjänster som liknar den du sökt. Personuppgiftsbehandlingen sker i syfte att kunna erbjuda dig deltagande i vår rekryteringsprocess samt att fullgöra rekryteringsprocessen.
4.3 Den rättsliga grunden för detta är intresseavvägning. För att kunna erbjuda våra tjänster som bemanningsföretag och gentemot dig som sökande så har Ikett ett berättigat intresse av att få del av relevanta personuppgifter från din sida för att se huruvida kvalifikationer för anställning uppfylls.
4.4 Du är inte skyldig att lämna dina personuppgifter till oss, men utan att det sker kan vi inte erbjuda dig anställning eftersom vi då inte kan fullfölja rekryteringsprocessen.
4.5 När du har fått en anställning hos oss utökas behovet av information och vi samlar då även in uppgifter om fullständigt personnummer, kontonummer, klädstorlekar, närmast anhörig, dokumentation avseende tidigare anställningar, utbildningsbevis etc.
4.6 Ikett behandlar uppgifterna om dig för att kunna skriva ett anställningsavtal, utbetala lön, tillhandahålla arbetskläder, uppfylla krav på dokumentation av utbildningar, kontakta närstående vid eventuell olycka samt i övrigt uppfylla våra rättsliga förpliktelser som arbetsgivare. Det är nödvändigt för att kunna bedriva vår verksamhet enligt gällande regler och avtal att Ikett får tillgång till våra anställdas personuppgifter.
4.7 Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss, men i det fall Ikett inte erhåller några personuppgifter till dig kan vi inte heller erbjuda dig en anställning.
4.8 Den rättsliga grunden för denna behandling av personuppgifter är avtalet med dig som registrerad, intresseavvägning, de rättsliga förpliktelser som åligger oss som arbetsgivare samt för att uppfylla krav i vid varje tid gällande kollektivavtal.
4.9 Ikett behandlar även personuppgifter avseende kontaktpersoner hos våra kunder. Dessa personuppgifter utgörs av namn, mailadress samt telefonnummer. Detta för att kommunicera med vår kund och presentera kandidater för kundernas aktuella behov.
Den rättsliga grunden för detta är det intresseavvägning. Ikett har ett berättigat intresse av att kunna behandla personuppgifter om dig som kontaktperson hos kund för att kunna uppfylla de förpliktelser vi har gentemot vår kund.
4.10 Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss, men för det fall vi inte erhåller personuppgifter till en kontaktperson hos kunden, kan vi inte heller ingå ett avtal med kunden.
5 Lagring och gallring av personuppgifter
5.1 Ikett sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen för behandlingen och genomför löpande gallring av personuppgifter.
5.2 Om du har sökt en tjänst hos oss behöver Ikett spara din ansökan i 24 månader för att kunna uppfylla lagkrav.
5.3 När du avslutar din anställning hos oss, sparar Ikett dina personuppgifter under tio år. Detta för att kunna uppfylla anställningsavtalet, kollektivavtal samt för att tillse att Ikett följer rättsliga förpliktelser som åligger oss som arbetsgivare.
5.4 Uppgifter om kontaktperson hos våra kunder/potentiella kunder sparar Ikett under den tid som vi har kontakt med kunden i försäljningssyfte.
6 Våra skyldigheter / dina rättigheter
6.1 Ikett är alltid skyldiga och ansvariga att så snart som möjligt, dock inom en månad, tillhandahålla alla sorters uppgifter, anteckningar och information som du begärt. Likaså gäller borttagning av detsamma. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader om begäran är särskilt komplicerad och/eller omfattande. Vi kommer då underrätta dig om förlängningen samt skälen för denna inom en månad från det att begäran mottagits.
6.2 Ikett lämnar självklart aldrig ut uppgifter till tredje part utöver vad som framgår av denna dataskyddspolicy, eller till någon som ej verifierats vara tillika person för uppgifterna eller leverantör som behöver behandla exempelvis adress eller liknande.
6.3 Om du har frågor eller vill veta vilka personuppgifter Ikett har om dig, vänligen kontakta oss. Du kan kontakta oss genom att använda informationen nedan. Du har följande rättigheter:
· Du har rätt att få veta varför dina personuppgifter behövs, vad som kommer att hända med dem och hur länge de sparas.
· Rätt till tillgång: du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter som Ikett känner till.
· Rätt till rättelse: du har rätt att komplettera, korrigera, få dina personuppgifter raderade eller blockerade när du vill.
· Rätt att överföra dina uppgifter: du har rätt att begära ut alla dina personuppgifter från den personuppgiftsansvarige och överföra dem i sin helhet till en annan personuppgiftsansvarig.
· Rätt att invända: du kan invända mot behandlingen av dina uppgifter. Ikett tar hänsyn till detta, om det inte finns motiverade skäl för behandlingen.
6.4 Se till att du tydligt anger vem du är, så att Ikett kan vara säkra på att Ikett inte ändrar eller raderar uppgifter om fel person.
7 Rättelse av uppgifter och rätten att bli glömd
7.1 Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka din information och vad som sparas. Du kan när som helst begära att Ikett rättar uppgifterna om dig om de skulle visa sig vara felaktiga eller inaktuella.
7.2 Du kan även begära att Ikett begränsar vilka uppgifter vi har om dig, eller att vi helt tar bort alla uppgifter. Rätten att bli glömd innebär att Ikett kommer att ta bort de uppgifter Ikett har om dig om du så begär och såvida Ikett inte är nödgade att inneha dessa uppgifter på grund av rättslig förpliktelse.
7.3 Rättelse och borttagning av uppgifter enligt punkterna 7.1 och 7.2 sker så snart som möjligt och inom den tidsram som framgår av punkt 6.1.
8 Användarrätt och användarsäkerhet
8.1 De som är anställda hos oss har rätt att använda de uppgifter som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter.
8.2 De anställda som hanterar personuppgifter utbildas internt och löpande i hantering av personuppgifter. De tränas i att hantera uppgifter på ett varsamt sätt över tid och har kunskap i att kunna radera uppgifter i våra system.
9 Teknisk säkerhet
9.1 Ikett har åtagit sig att skydda personuppgifter. Ikett vidtar därför lämpliga säkerhetsåtgärder för att begränsa missbruk av och obehörig åtkomst till personuppgifter. Detta säkerställer att endast nödvändiga personer har tillgång till dina uppgifter, att tillgången till uppgifterna är skyddad och att våra säkerhetsåtgärder regelbundet ses över.
10 Cookies och pixel
10.1 Vår webbplats använder cookies, Facebook Pixel, Snapchat Pixel och Tik Tok Pixel. För mer information om detta, se vår Cookiepolicy
11 Behandling av personuppgifter genom artificiell intelligens (AI)
11.1 Ikett använder artificiell intelligens (AI) för att behandla personuppgifter, exempelvis för att förbättra service och effektivisera processer. All AI-hantering sker enligt gällande dataskyddsregler, regler kring AI och våra säkerhetsrutiner.
12 Delning med andra parter och tredjelandsöverföringar
12.1 Ikett använder oss i vissa fall av tredjepartsleverantör som hjälper oss att tillhandahålla våra tjänster, såsom lönehantering, mailutskick, lagring och förflyttning av information m.m. När Ikett delar dina uppgifter med någon annan har Ikett avtal och rutiner för att skydda dina personuppgifter. Våra tredjepartsleverantörer inkluderar Visma, Agda, Intelliplan, ID06, Compani 56, Google samt liknande IT-leverantörer.
12.2 Tredjelandsöverföringar kan komma att göras till USA. Dessa överföringar sker alltid i enlighet med gällande regler i bland annat dataskyddsförordningen. Överföringarna sker endast till organisationer som omfattas av EU-US Data Privacy Framework och därmed omfattas av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå.
12.3 Ikett kommer även att dela vissa av dina personuppgifter, så som anställd, med den kund hos oss som du ska arbeta för. I den mån dina personuppgifter behöver delas med någon av våra kunder genomför Ikett först en process varigenom Ikett minimerar de personuppgifter som Ikett delar med oss av. De personuppgifter Ikett dock kommer att nödgas dela med kund är främst för- och efternamn, telefonnummer, klädstorlekar samt närmast anhörig. Våra kunder ansvarar sedan för sin egen behandling av dina personuppgifter.
13 Tredjeparts-webbplatser
13.1 Denna policy gäller inte för webbplatser från tredje part. Ikett kan inte garantera att dessa tredje parter hanterar dina personuppgifter på ett tillförlitligt och säkert sätt. Ikett rekommenderar att du läser dessa webbplatsers integritetspolicy innan du använder dessa webbplatser.
14 Klagomål
14.1 Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, vilket i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se).
